タスクの処理/マネジメント力の向上に奮闘中

仕事に関わる学びや気付きメモです。

大学4年あたりから「あまり学びが深まっていない」というか「過去に学んだはずが定着していないことに気づく」など、ちょっと停滞気味であるので、その壁を突破したいです。

謙虚な人が畏まりすぎて自分のこと苦しめる罠

「自分謙虚えっへん!」という訳ではないのですが、内面控えめタイプの人が、相手に対して必要以上に畏まりすぎると、相手に「なんでも聞いてくれる相手、グイグイいっても大丈夫」と思われることがあり、防戦一方となって中々主導権を掴めずに自分の首を締めてしまう、という罠です。

自信と謙虚さを良いバランスで実現している素晴らしい方も世の中いらっしゃるのですが、自信の割合が薄い場合だと、これに陥りがちなので、意識的に「畏まらない」っていうのが大事と感じました。

自分から話すの苦手な場合の仕組み化

集団の中で話すのが苦手なケース、まさに自分はそうなのですが、会議中にどうやって勇気出すか、みたいな所でモヤモヤしてても、割と「根性」みたいな、アクションに落ちにくい形で止まってしまいます。

なんか最近は「会議が始まる前に割と勝負は決している」と気づきました。もう少し言うならば「自分がどんなポジションで会議に入るか」です。具体的にはミーティングのアジェンダや、討議用資料の作成を握ると、自然と説明などのために話さざるを得なくなるので、そのポジションでミーティングに入れれば、後は流れで戦えます。

もちろんどんな場面でも、バリューを出すのがプロとしてのベースですが、パーソナリティに葛藤し、プロ意識について行くことに実は苦労しているなんてことも多いと思うので、こういう仕組みを知っておくと結局同じことするにも「精神的なすり減り度」は断然違います。

「人間は習慣の奴隷」で「習慣は仕組みの奴隷」

Compound Interest is the 8th wonder of the world.

-Albert Einstein

「複利ってすげえよ!!」といったアインシュタインですが、人間における複利は、我々の日々の習慣によってもたらされていると考えて良いでしょう。習慣の重要性とは、単発機会から得る効果は小さく、継続から得るものが最も大きいということでしょう。

なので、その効果を得るべく「習慣化」が流行るわけなのですが、実は習慣化も隷属の身なのです。習慣化は1日にしてならず、継続することで徐々に体に染み付くようになっています。その染み付かせる工程に労力がかかるので、みんな苦労して、結局「あれ、結局習慣化しなかったんだよね」みたいな形で諦めている訳です。

そんな「習慣化」が付き従っているのが「仕組み」です。仕組み化も流行るわけです。仕組みは、自分の意志に関係なく働く作用を持ち、継続と非常に相性が良いです。

自分の大学時代を思い返すと「長い通学電車」が自分の読書習慣を支えました。満員電車の中って、やれることが携帯触るか、音楽聞くか、本を読むぐらいしかそもそも出来ることが無いので、一番タメになりそうな読書が選択され、毎日時間が取れました。ある程度やって「本読んでないと落ち着かない」レベルになれば、あとは簡単です。

仕組みも「自己理解」も踏まえて初めて効果が出る

TwitterやFacebookに宣言投稿をして自分をやるように追い込む、なんてことがありますが、結局あれらも「自分にとってそれが仕組みになり得るか?」が無いと、儀式的にアクションだけ切り取っても効果ないことも多いです。(逆効果にもなりえます)そのアクションが自分に効くかは、自分に対する理解度がモノを言います。

クリティカルに仕組み化したい

自動車用トンネルを抜けた後も車のヘッドライトを点灯して走行し,そのまま長時間駐車してバッテリーを上げてしまった経験はありませんか?この種の問題の解決策としてトンネルの出口に「ライトを消せ」という標識を出すことが考えられるけど,それだと夜中にライトを消す人があるかも知れません。もしあなたがトンネル管理者なら、どんな標識を考えますか?

-『ライト、ついてますか』内容紹介より

『ライト、ついてますか』 のように問題発見(設定)-問題解決には、センスみたいなものがあり、問題を遠近の両方で見て、さらに問題周辺の余白部分も踏まえることで、ユニークにクリティカルな解法が見えてきます。

仕組み化も直接的につながっていないアクションが習慣に効いていたりするので、ちょっとフォーカスアウトして、広い視野で考えてみると上手くいく感触があります。味わいある一冊でまた読み直したくなってきた。。

重要度×喫緊度を日々使うのは結構難しい

日々の業務において、時間管理のマトリクスと呼ばれる「重要度」×「喫緊度」で、優先順位を決めるフレームワークは定番で頻繁に使われますが、割と使いあぐねています。

事業レベル-PJレベル-日々のタスクレベル、というピラミッド構造の中で、それぞれについて「重要度」×「喫緊度」で示せてしまう中で、「では今何をするか」というタスク一個分に絞られる中で、レベルが違うタスクの評価(優先度の低いPJの優先度高いタスクと、優先度の高いPJの優先度低いタスク)をどのように行うか、が難しいです。その結果、タスクリストの中で今何に手を付けるべきか、で止まってしまうことがあります。

重要度を何で示すか

喫緊度は差し迫っているか否かは、割とわかりやすいのですが、重要度は「何に対する?」という目的対象が不明瞭なままにしていることが多くなっています。売上やKPIに対するインパクト、で考えるのが恐らくベースですが、施策・PJごとに期待インパクトを定量化せずに走らせてしまっている場合もあり、詰めてから走る、というのは基本にしなければなりません。

全体の締切が決まらないと評価できない

喫緊化どうかは「電話口や受付で待っている人がいる」などは分かりやすいのですが、そういう意味で差し迫っていないタスクの場合は、喫緊か否かの判断しにくくなります。

んで、これも当たり前のことです。「全体としての締切を決めましょう」です。デッドラインを明日におけば、喫緊になるし、1年後ならば全然喫緊ではなくなります。タスクレベルではなく、PJレベルで時間を引くのは何よりも大事にしたい。

ボトルネック作業を最初にやる

こちらも当たり前のことです。仕事において、自分がボトルネックとなった作業は、自分の遅れがチーム全体の遅れになりますので、こちらも優先度がアップします。「仕事止めている人」にならないように、常に川が流れるようにしておく必要ありです。

相手に投げるだけのタスクは早めにやる

その中でもありがちなのは「然る人にボールを投げる」というタスク。投げたら、あとは待ちで、待ちにかかる時間が固定でx日みたいなケースは、投げた地点からx日のカウントダウンスタートなので、なるべく早くに投げたい。

タスクとしては超イージーなのに(主に背景と依頼内容を説明するだけ)、逆にイージーなぶん優先度が低いような気がしてしまうのが罠。後に回したら全体がすっごい遅れる、みたいなことが起きがち。その手のタスクと認識したら「早く投げる」と意識的に処理したい。まあ、でもこれもあくまで全体の中での優先順位を守る。

タスクは余白も工数に含めたほうが良い

①30%タスク×3つと、②45%タスク×2つだと、必要工数は同じ90%に見えて、①の方が工数がかかります。タスク転換時にキャッチアップ・頭の切り替えなどに時間を要するためです。なので管理対象は一定数に収まるようにしないと、タスクやっている時間の20%くらい余白になってくることもある気がしてます。

マネージャーさんとかは、まさしく複数のPJを並行で抱えて、全部見るみたいなことがある訳で必要なのですが、余白は工数だけを食って特に何も生まないので、余白の存在も踏まえてそれが少なくなるようにPJ/タスクアサインをした方が生産性は高くなります。

余談:ファインマンがカッコいい

専門性と人間的な魅力は独立で、やはり両方が良く出来ている人がカッコいいなと思う。傲慢にそのまま顔がついたような人間には成りたくない。っていう意味では、リチャード・ファインマンみたいに、常に高い好奇心を持ち、ユーモアのある愉快な人間になりたいって思います。